10 Consejos sobre Gmail + 10 Consejos sobre Google Drive

Organizar a nivel operativo una Lanzadera requiere de un trabajo profesional dentro de cada uno de los departamentos que la integran. Sus múltiples tareas y ocupaciones organizativas  no son fáciles de coordinar. Por todo ello necesitamos conocer y saber  aplicar las últimas y más eficaces herramientas para el correcto  manejo de la información. Se ha vuelto algo imprescindible si queremos poder sacar adelántelas las tareas diarias.

Una de las primeras cosas que hay que tener en cuenta para que todo funcione como es debido, es como organizar la información que vamos generando en el trabajo diario. Esta información necesita tener un formato accesible por todos los miembros de la lanzadera y estar firmemente guardada.  Pues dicho y hecho, sabedores de que dos de nuestros compañeros de la Lanzadera  de Alcalá –UAH ,  Joaquín  y Pedro, son dos expertos  en Google Drive y Gmail (entre otras muchas cosas) se ofrecieron voluntarios para presentarnos  un taller al resto de compañeros .  Armados con un portátil y un proyector  hicieron una brillante exposición de las muchas particularidades de estas herramientas y no sólo de dichos programas, sino que aprendimos a organizar y etiquetar correctamente todo tipo de información para luego poderla gestionar de manera eficaz y productiva. Como veis nos hemos  tomado muy en serio lo del aprendizaje cooperativo y ya tenemos en el horizonte más inmediato muchos  talleres más previstos. Estar atentos  ya os contaremos. 

Aquí os dejamos un pequeño resumen de las muchas cosas que pudimos aprender espero que os sean muy útiles.

#Googlesejos: Consejos para usar correctamente Gmail  

Optimizando Gmail

1. Botón silenciar: Activa la opción silenciar cuando no quieras saber sobre temas que no son de tu interés. Así podrás omitir el resto de mensajes. ¿Cómo usarla? Selecciona la conversación, ve a la pestaña “Más” y elije la opción “Silenciar”.

2. Pegar texto sin formato: Tal vez te ha pasado que al copiar un texto se pega con su formato, lo cual puede resultar incómodo en muchas ocasiones. Para evitarlo existen formas de hacer que el texto se copie limpio de formato. ¿Cómo usarlo? Existen dos alternativas, una vez hayas copiado el texto, utiliza las diferentes combinaciones de pegado que aparecen en la imagen de abajo.

3. Búsquedas: Gmail tiene una gran capacidad de almacenamiento y buscar un correo muchas veces puede resultar tedioso, es por ello que brinda varias posibilidades. Puedes realizar búsquedas según: asunto, etiqueta, nombre específico, correo electrónico, nombre del archivo adjunto o palabra clave.

4. Guardar tus conversaciones de chat: Podrás guardar tus conversaciones para luego volver a usarlas. ¿Cómo activar la opción? Dirígete a la rueda dentada que aparece en la parte superior derecha de tu ventana  y ve a la opción de “Configuración” en la pestaña “Chat” y habilita guardar conversaciones.

5. Realiza un seguimiento de las cosas pendientes que tengas: Gmail cuenta con la opción tareas para poder estar al tanto de las actividades que tienes pendientes. ¿Cómo crear una tarea? Haz click en Gmail, se desplegará un pequeño menú y clica en la opción “Tareas”. Se abrirá una pequeña ventana en la parte inferior derecha donde deberás escribir las actividades que tienes pendientes. Al hacer click en la flecha de cada lista podrás agregar una descripción, elegir la fecha de vencimiento y agregar la tarea a una de tus listas.

6. Deshaz el envío de un mensaje: Si por casualidad enviaste un mensaje antes de tiempo, ahora cuentas con la opción “Deshacer el envío”. ¿Cómo activarlo? Dirígete a la rueda dentada que aparece en la parte superior derecha, elige “Configuración” y en la pestaña “general” selecciona “Habilitar opción deshacer el envío”.

7. Configura una respuesta automática: En el caso de que te vayas de vacaciones o no puedas contestar tus mensajes, puedes automatizar uno para las personas que quieren ponerse en contacto contigo. ¿Cómo lo hago? Ve a la rueda dentada, “Configuración”, pestaña “General” y selecciona “Habilitar respuesta automática”. Escribe el mensaje y asunto del mensaje e indica de qué fecha a qué fecha habilitas la respuesta automática.

8. Crea una agenda para organizarte mejor: Crea un calendario gracias a Google Calendar, así podrás organizar tus actividades, tareas o eventos. Recibirás notificación por correo electrónico y, si lo deseas, a través de tu teléfono móvil. ¿Cómo crear un calendario? Dirígete a la parte superior derecha y clica en el icono de aplicaciones de google donde encontrarás “Calendar”. Selecciona y sigue las instrucciones. Puedes crear varios calendarios y empezar a personalizarlos.

9. Envía correos corporativos desde tu cuenta personal: Añade el correo de tu trabajo al de tu cuenta personal para que puedas enviar correos corporativos desde tu otra cuenta. ¿Cómo hacerlo? De nuevo selecciona “Configuración” dentro de la rueda dentada y sitúate en la pestaña “Cuentas e importaciones”. Elige la opción “Añadir otra cuenta de correo tuya” y escribe el correo electrónico y el nombre con el que aparecerás al enviar el mensaje siguiendo las indicaciones.

10. Identifica los correos más importantes: La función de importancia puede parecer básica pero es muy útil. ¿Cómo lo hago? A través de la pestaña “etiquetas” dentro de “configuración” en la rueda dentada podrás crear etiquetas para ordenar por categorías tus correos.

10 PÍLDORAS GOOGLE DRIVE

 

1- DRIVE es un servicio de almacenamiento virtual (en la Nube) que ofrece Google a través de su correo electrónico Gmail. Son 15 GigaBytes de espacio virtual donde puedes guardar archivos, fotos, vídeos, PDFs, presentaciones, o cualquier cosa de las que se almacenan normalmente en un ordenador, y te permite acceder a dichas cosas desde cualquier lugar conectándote a tu cuenta DRIVE.

 

2- Herramienta de trabajo en línea. A tus archivos de Drive solo tienes acceso tú hasta que decides compartirlos. Puedes dar acceso a otros usuarios para ver, comentar y editar cualquier archivo o carpeta que elijas. Es una manera sencilla de colaborar online.

 

3- “Nuevo”: el botón mágico. El botón “Nuevo” es la base de Drive pues te permite realizar las tareas fundamentales: organizar los contenidos a través de la creación de carpetas, subir nuevos archivos o carpetas, crear y trabajar en línea sobre documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, dibujos, etc…

 

4- Documentos de Google. Dentro de DRIVE dispones de un procesador de texto (“Documentos”) con las mismas funciones que word, totalmente compatible en todos los sistemas y que te permite trabajar con él en línea.

5- Hojas de Cálculo de Google. Con las mismas funciones que Excel, las hojas de cálculo de Google te permiten realizar en línea todo tipo de hojas de cálculo, tablas, cuadros, gráficas, etc…

6- Presentaciones de Google. Para presentaciones tipo Power Point, el drive incluye su aplicación de “Presentaciones”, fácil de utilizar, muy intuitiva, con plantillas preestablecidas y cientos de funciones que te permiten trabajar en línea para lograr presentaciones profesionales y eficaces.

7- Multitud de herramientas y aplicaciones. DRIVE incluye multitud de herramientas para realizar casi cualquier cosa (formularios, calendarios, gráficos, editores de fotos, vídeos,etc.) Las puedes encontrar dentro del botón “Nuevo” en el apartado “Más”.

8- Carpetas. DRIVE permite ordenar los contenidos por carpetas. Estas carpetas te permiten tener todo clasificado y ordenado de forma muy visual. Las carpetas pueden ser de diferentes colores y puedes marcar tus favoritas para mejorar su localización. Tan sólo debes pinchar con el botón izquierdo del ratón sobre las carpetas y aparecerá un desplegable con el que podrás personalizarlas.

9- Subir carpetas. DRIVE te permite almacenar contenidos de uno en uno o carpetas enteras, economizando tiempo al poder subir multitud de archivos con un sólo click. Esa función la puedes encontrar dentro del botón “Nuevo” en la sección “Subir carpeta”.

10- Buscador DRIVE. Como cualquier buena herramienta de Google, DRIVE dispone de un potente buscador de contenidos que te facilitará la localización de cualquier documento en tu DRIVE. Este bendito buscador lo puedes encontrar en la parte superior de DRIVE.

Para saber más sobre la Lanzadera de Alcalá - UAH : lanzaderaempleouah.wordpress.com/