Esta semana hemos estado viendo el funcionamiento de los ciclos de trabajo. Hemos visto la importancia que tiene conocer esta herramienta a la hora de trabajar con diferentes personas o departamentos, ya que se trata de una herramienta útil para organización interna y para coordinación entre miembros de diferentes empresas.

El ciclo de trabajo es la mínima expresión del trabajo y una herramienta de coordinación muy potente que se puede aplicar en cualquier ámbito de trabajo: coordinación entre compañeros, entre departamentos, entre colaboradores y también para los pedidos de los clientes o incluso se puede aplicar también en las relaciones personales.

En cualquier pedido existen siempre dos roles: por un lado “la persona/departamento /equipo que pide” (es decir, la que realiza el pedido), y por otro lado, “la persona /departamento/equipo que hace”.

El esquema que sigue este ciclo es el siguiente:

A continuación vamos a definir las fases y elementos que intervienen en este ciclo:

FASE 1: PREPARACIÓN DE PEDIDO. En esta fase la persona que pide define de manera explícita en que consiste lo que estoy pidiendo y qué resultados espero.

FASE 2: NEGOCIACIÓN. Aquí tanto la persona que pide como la persona que hace hablan y negocian las condiciones de satisfacción del pedido: tiempo de entrega, tipo compensación, formato del pedido, vía de envío, etc. El tener una negociación satisfactoria para ambas partes nos ayuda a prevenir resentimientos.

¡LLEGA EL ACUERDO! Sólo cuando llegamos a este punto llega el compromiso.

FASE 3: REALIZACIÓN DE PEDIDO. Una vez que se ha llegado a un acuerdo es cuando se realiza el pedido de manera formal. Es importante que en la fase de negociación establezcamos términos realistas para todas las condiciones, por eso es útil que pongamos un margen de imprevistos en el tiempo de entrega que contemple posibles impedimentos que nos puedan retrasar en la entrega.

Si vemos que, por diferentes motivos, no vamos a poder cumplir con el plazo de entrega, la persona que hace tiene la responsabilidad de comunicarlo a la persona que pide para establecer una renegociación.

FASE 4: ENTREGA. La persona que hace debe cumplir lo acordado en la fase de negociación: vía de envío, tiempo de entrega, etc. Si llegara la fecha acordada para la entrega y ésta no se llega a producir ni se realizó una renegociación, es cuando hablamos de incumplimiento, y solamente en este momento.

FASE 5: EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN. En esta fase se produce un feedback por ambas partes. Todos los ciclos llegan a este punto de finalización del ciclo, tanto si el resultado ha sido positivo, se entregó en pedido en forma y modo pactado, como si no se ha cumplido alguna de estas cuestiones. Aquí se deben tener en cuenta que se haya satisfecho las expectativas pactadas, que se haya cumplido el plazo, que se haya presentado el pedido mediante la vía pactada…

En caso de llegar a incumplimiento, igualmente se cierra el ciclo, se anota el feedback negativo pertinente y se abre un nuevo ciclo con los nuevos requisitos para concluir el trabajo.

Este es en resumen el funcionamiento del ciclo del trabajo, con todos sus procesos. Según se vayan generando ciclos de trabajo satisfactorios se irá generando un compromiso y confianza entre la partes. Por el contrario, si no se satisfacen los pedidos de la manera adecuada, esta confianza se iría debilitando llegando a romper por completo el compromiso.